Jak wdrożyć nową identyfikację po projekcie?

Nowa identyfikacja zaczyna działać dopiero wtedy, gdy zostanie zastosowana w najważniejszych miejscach kontaktu z marką, a zespół wie, z których plików i zasad korzystać. Sam odbiór logo i brandbooka nie zamyka więc procesu. Kolejnym etapem jest uporządkowane wdrożenie w kanałach i materiałach.^[2][3][4]

Plan powinien uwzględniać inwentaryzację punktów styku, kolejność zmian, właścicieli zadań, bibliotekę aktualnych plików, kontrolę jakości oraz wycofanie poprzednich materiałów. Zakres i kolejność prac zależą od liczby kanałów, dostawców, materiałów fizycznych oraz zależności technicznych.

Projekt odebrany. Co oznacza wdrożenie identyfikacji?

Przekazane pliki są podstawą wdrożenia, ale nie zastępują działań organizacyjnych. Logo, kolory, typografia i zasady opisane w brandbooku muszą zostać zastosowane w konkretnych punktach styku: od strony internetowej i prezentacji po dokumenty, materiały drukowane oraz zasoby przekazywane partnerom.

Sam brandbook nie zastępuje planu wdrożenia, właścicieli zadań ani kontroli użycia marki. Jest narzędziem wyznaczającym zasady, z których zespół powinien umieć korzystać. Plan pomaga też ograniczyć ryzyko, że stare i nowe materiały będą funkcjonować równolegle.^[2][3][4]

W małej firmie lista zmian może obejmować kilka podstawowych kanałów. Organizacja korzystająca z wielu systemów, dostawców i materiałów fizycznych będzie potrzebowała szerszego harmonogramu. Nie istnieje jeden zakres odpowiedni dla każdej działalności.

Zacznij od audytu wszystkich punktów styku marki

Zacznij od listy wszystkich miejsc użycia marki, także tych, o których zespół rzadko pamięta.^[2][3] Inwentaryzacja powinna objąć materiały widoczne dla odbiorców oraz pliki wykorzystywane wewnętrznie.

Kanały cyfrowe i materiały sprzedażowe

• strona internetowa i sklep, jeśli firma go prowadzi,
• profile w mediach społecznościowych,
• prezentacje, oferty i materiały kampanii,
• grafiki oraz szablony wykorzystywane w komunikacji.

Dokumenty, szablony i pliki zespołu

• dokumenty firmowe i szablony prezentacji,
• foldery z wariantami logo,
• materiały sprzedażowe dostępne na dyskach pracowników,
• pliki przekazane osobom współpracującym z firmą.

Materiały fizyczne oraz zasoby partnerów

• materiały drukowane,
• oznakowanie wykorzystywane przez firmę,
• zasoby pozostające u dostawców,
• materiały używane przez partnerów.

Nie jest to zamknięty katalog. Firma usługowa, sklep internetowy i organizacja korzystająca z punktów fizycznych będą miały odmienne punkty styku. Praktycznym wynikiem audytu powinna być lista materiałów z informacją, gdzie się znajdują i kto odpowiada za ich aktualizację.

Ustal kolejność zmian zamiast wymieniać wszystko naraz

Nie wszystkie materiały muszą zostać zmienione w tej samej kolejności. Najpierw wybierz elementy najbardziej widoczne, ryzykowne lub zależne od dostawców.^[2][3]

Pięć kryteriów priorytetów

1. Widoczność: jak często dany materiał trafia do odbiorców.
2. Ryzyko: jakie problemy może powodować równoległe używanie dwóch wersji.
3. Koszt: ile zasobów wymaga przygotowanie lub wymiana materiału.
4. Zależności: czy zmiana wymaga udziału dostawcy albo pracy technicznej.
5. Czas: jak długo potrwa przygotowanie właściwej wersji.

Wdrożenie jednorazowe czy etapowe?

Wdrożenie etapoweZmiana obejmuje wiele kanałów, dostawców lub zależności.

Jeśli firma ma wiele kanałów i dostawców, można rozważyć pilotaż na kilku najważniejszych punktach styku przed pełnym rolloutem.^[2][3] Przy małej liczbie kanałów etapowanie może jednak nie być potrzebne.

Przygotuj aktualne pliki, szablony i zasady dostępu

Jednym z praktycznych zagrożeń jest dalsze korzystanie z plików zapisanych wcześniej na komputerach, dyskach zespołu lub kontach dostawców. Dlatego potrzebne jest jedno, jasno wskazane źródło aktualnych materiałów.

1. Utwórz repozytorium. Umieść w nim zatwierdzone warianty logo, szablony oraz pozostałe zasoby przeznaczone do codziennego użycia.
2. Wprowadź zrozumiałe nazwy. Użytkownik powinien rozpoznawać przeznaczenie pliku bez otwierania kolejnych wersji.
3. Ustal dostęp. Przekaż pracownikom i dostawcom tylko te zasoby, których potrzebują.
4. Przenieś stare wersje do archiwum. Nieaktualne pliki nie powinny pozostawać w miejscach, z których zespół nadal może je pobierać.
5. Wyznacz datę odcięcia. Określ moment zakończenia używania poprzednich szablonów i poinformuj o nim zainteresowane osoby.

Jedno źródło aktualnych plików oraz kontrola wersji ograniczają ryzyko powrotu do starych materiałów.^[3][5] Samo repozytorium nie zastępuje jednak przekazania zasad zespołowi ani kontroli ich stosowania.

Ustal datę odcięcia, przenieś stare pliki do archiwum i ogranicz dostęp do nieaktualnych szablonów.^[2][3] W przypadku materiałów fizycznych może być potrzebny okres przejściowy, dlatego ich wymianę należy ująć oddzielnie w harmonogramie.

Nadaj wdrożeniu właściciela i wprowadź kontrolę przed publikacją

Wyznacz właściciela wdrożenia i osobę, która zatwierdza nowe szablony oraz odstępstwa od zasad.^[2][3] W małej firmie obie funkcje może pełnić jedna osoba. Większa organizacja może podzielić odpowiedzialność między właścicieli poszczególnych obszarów.

Kontrola materiału przed publikacją

Przed publikacją przeprowadź krótką kontrolę zgodności z brandbookiem i wymaganiami danego kanału.^[3] Kontrola może obejmować:

• użycie właściwego wariantu pliku,
• zgodność kolorów i typografii z zasadami marki,
• poprawność układu i pozostałych elementów określonych w brandbooku,
• dostosowanie materiału do wymagań kanału.

Wymagania techniczne i prawne zależą od kanału oraz branży, dlatego ogólna lista nie zastępuje ich osobnej weryfikacji.

Utrzymanie identyfikacji po publikacji

Wdrożenie nie powinno kończyć się w dniu publikacji. Można zaplanować okresową kontrolę oraz ścieżkę zgłaszania nowych zastosowań marki.^[2][3] Częstotliwość takiego przeglądu należy dopasować do skali organizacji i tempa powstawania nowych materiałów.

Kiedy potrzebne jest dodatkowe wsparcie przy wdrożeniu?

Firma może samodzielnie przeprowadzić prostą zmianę, jeśli ma niewiele punktów styku, gotowe zasoby i osobę odpowiedzialną za aktualizację. Dodatkowe wsparcie można rozważyć wtedy, gdy projekt trzeba przełożyć na wiele szablonów, stronę, sklep, materiały sprzedażowe, kampanie albo pracę z zewnętrznymi wykonawcami.

Na stronie Zaprojektowani.com opisano ofertę logo, identyfikacji wizualnej, brandingu i brandbooków z zasadami użycia oraz plikami do zastosowań cyfrowych i drukowanych. Opisany proces prowadzi od briefu i analizy do przekazania uporządkowanych plików.^[1] Jest to deklarowany przez firmę zakres oferty, który zależy od pakietu i briefu.

Według tego samego opisu identyfikacja może zostać połączona z wdrożeniem na stronie, w sklepie, materiałach sprzedażowych lub kampaniach, przy czym nie każdy projekt musi obejmować wszystkie te obszary. Firma deklaruje współpracę z klientami z Katowic, Śląska i całej Polski, lokalnie lub online.^[1] Lokalność określa tu dostępny model współpracy, a nie stanowi oceny jakości usługi.

Skuteczne przejście od projektu do codziennego użycia identyfikacji wymaga listy punktów styku, kolejności zmian i przypisania odpowiedzialności. Jedno repozytorium ogranicza dostęp do nieaktualnych plików, a kontrola przed publikacją pomaga stosować przyjęte zasady. Przy wielu kanałach można rozważyć wdrożenie etapowe, natomiast prostsza organizacja może wybrać jedną skoordynowaną datę zmiany. Proces domyka wycofanie poprzednich materiałów i późniejsza kontrola nowych zastosowań.

+Artykuł Sponsorowany+